Complexidade organizacional, uma inimiga
Colaboradores gastam 25% do tempo em atividades de baixo valor, aponta Bain & Company 22/04/2014 10:01
Quase toda empresa tem manifestações de complexidade organizacional, um dos temas mais críticos que as organizações precisam enfrentar na atualidade. Ela acaba por desmotivar os funcionários, retardar a inovação e aumentar os custos. De acordo com pesquisas da Bain & Company, consultoria global de negócios, muitos colaboradores de empresas gastam 25% ou mais de seu tempo em atividades de baixo valor ou ineficientes. Se as companhias pudessem reverter essa história, poderiam ganhar o equivalente a 10 horas a mais de trabalho por semana de cada funcionário.

De acordo com a Bain & Company, para medir o quanto de complexidade uma empresa tem, quatro variáveis precisam ser avaliadas:

- Nó: um "nó" é cada ponto nos quais os elementos de uma empresa - funções, unidades de negócios etc. - interagem para que algo seja realizado. Medindo o número de nós em uma organização por alguns anos, verá que ele aumenta geometricamente, pois cada novo elemento adiciona uma nova malha de nós.

- Hierarquia: conforme a empresa cresce, tende-se a criar novas posições laborais, gerando mais trabalho para todo mundo. Uma análise das camadas de cargos geralmente revela uma hierarquia crescente que, por sua vez, aumenta os custos.

- Decisões incertas: todos os colaboradores sabem quais os seus papéis na hora de tomar uma decisão? Pesquisas revelam que até mesmo empresas mais horizontais têm problemas em tomar decisões quando o papel de cada um dos funcionários não está bem estabelecido. Uma pesquisa da Bain mostra que a baixa efetividade em tomar decisões se relaciona diretamente com resultados financeiros aquém do esperado.

- Espiral: pergunte aos funcionários se a empresa toma decisões mais rápido do que os concorrentes, ou mais rápido do que no passado. Também olhe para os seus custos administrativos, comparando-os com os competidores. Muitas empresas percebem que as iniciativas acabam se empilhando, a quantidade de reuniões aumenta e todos acabam perguntando por mais e mais informações. Isso ocasiona uma cultura de "espiral" para cada novo assunto que a empresa precisa tratar, gerando mais trabalho e custos sem resultados.

Saber onde uma empresa está a partir de todas as variáveis acima é o primeiro passo em direção à solução. Uma vez que o problema é encontrado, é possível atacar em quatro frentes principais:

1. Decida onde o trabalho precisa ser feito
Recentemente, a Bain & Company fez uma pesquisa com uma grande universidade pública em que cada departamento tinha seu próprio RH, TI e equipes de finanças e administrativas. E esse é um bom exemplo de ineficiência que também acontece no mundo corporativo. Uma empresa de energia analisada pela Bain contratou vários gerentes-gerais na esperança de que os executivos pensassem como se fossem os donos do negócio. Cada novo gerente queria ter seu próprio RH, TI, departamento de finanças, qualidade etc. No entanto, grande parte do trabalho gerado por essas unidades era desnecessária. Uma empresa precisa da área financeira, por exemplo, em cada unidade de negócios, com suporte da matriz. Precisa de uma área de benefícios em nível nacional (por conta de regulamentações específicas de cada país) e na sede global (para uma máxima consistência). O resto é redundante.

2. Determine o nível correto de supervisão para cada tipo de trabalho
Retirar camadas de hierarquia é uma solução para empresas complexas, mas o tiro pode sair pela culatra caso o processo de mudança não seja feito com cautela. Trabalhos muito repetitivos tipicamente não precisam de tanta supervisão. Já os especializados requerem supervisão mais próxima. O desafio não é simplesmente retirar as camadas, mas adequar a estrutura de supervisão para cada tipo de trabalho.

3. Atribua funções para as decisões críticas
Toda empresa precisa tomar decisões que irão determinar a performance dos negócios. Esse conjunto inclui não só as decisões de alto nível mais óbvias como investimentos, mas também aquelas que se referem à rotina da empresa e que acabam gerando grande valor ao longo do tempo. Essas decisões precisam ser bem tomadas e executadas com agilidade, com um nível apropriado de esforço. Assim, a utilização de ferramentas certas de gestão para tomada de decisões deve ter um papel essencial nas empresas.

4. Defina e reforce comportamentos que eliminam a cultura de espiral
Muitos dos problemas de complexidade persistem ou crescem por conta dos gestores. Imagine que uma empresa estabeleceu papéis claros de decisão. Se os executivos intervierem nas decisões ou anularem a escolha de quem tomou a decisão, eles estão acabando com o processo que foi estabelecido. E isso vale para outros comportamentos. Se os gestores requisitarem cada vez mais informações, eles irão gerar uma espiral ainda maior. E, se não forem responsabilizados pelos custos, eles gastarão mais e mais dinheiro.

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